Näkymätiedostot voivat saada erittäin suuria, varsinkin jos saat paljon liitetiedostoja. Vaikka poistat vanhoja viestejä, Outlook-datatiedoston kokoa ei vähennetä vastaavasti.
Outlook-datatiedostot (.pst- ja .ost-tiedostot) sisältävät kaikki sähköpostit (kaikkiin kansioihin, mukaan lukien lähetetyt sähköpostit), yhteystiedot, kalenterimerkinnät, tehtävät ja muistiinpanot sekä niihin liittyvät liitetiedostot. Kun lähetät ja vastaanotat lisää sähköposteja ja liitetiedostoja, lisää kalenteriin lisää nimityksiä ja luo lisää tehtäviä ja muistiinpanoja, Outlook -tiedostot voivat helposti kasvaa useita gigatavun kokoisia. Minulla on yksi gigatavu, mutta se on silti melko suuri.
Vaikka tyhjentäisit poistetut kohteet -kansiota vai tyhjennät automaattisesti, kun poistut Outlookista, tiedostossa käytössä olevaa tilaa ei vapauteta. Voit kuitenkin palauttaa kyseisen tilan vuoteen mennessä tiivistäminen Outlookin tiedostosi. Näin voit tehdä sen.
Ennen kuin läpi tiivistysprosessin, sinun kannattaa käydä läpi Outlookin ja poistaa mitään, jota et tarvitse. Suosittelemme tarkistamaan, kuinka suuret kansiot ovat, joten tiedät, mitkä tavarat vapauttavat eniten tilaa. Muista, että voit myös poistaa kalenterimerkintöjä, tehtäviä ja muistiinpanoja sähköpostin lisäksi. Jos haluat tarkistaa kansiosi koot, valitse tilisi Saapuneet-kansio (tai muu kansio), jonka haluat tiivistää, ja napsauta "Tiedosto" -välilehteä.
Valitse taustavalikosta "Työkalut" ja valitse avattavasta valikosta "Postilaatikon puhdistus".
Napsauta Mailbox Cleanup -valintaikkunassa Näytä postilokeron koko.
Kansion koko -valintaikkuna näyttää valitun tilin jokaisen kansion koon. Selaa ja näet, mitkä kansiot ovat isompia, missä haluat poistaa kohteita. Napsauta Sulje, kun olet valmis.
Jos haluat nähdä poistettujen kohteiden kokoa, napsauta "Näytä poistetut kohteet".
Poistetut kohteemme -kansio ei ole valtava, mutta meidän on joka tapauksessa tyhjennettävä ennen datatiedoston tiivistämistä. Napsauta "Sulje".
Palautetaan Mailbox Cleanup -valintaikkunaan. Jos haluat poistaa lisää kohteita tilistäsi, palaa tilillesi klikkaamalla Sulje. Valitse sähköpostit, kalenterit, tehtävät ja muistiinpanot, joita et halua ja paina Poista. Voit myös poistaa vaihtoehdot poistetuista kohteista painamalla Shift + Delete-näppäintä ohittamalla poistetut kohteet -kansiota.
Haluat myös tyhjentää roskakorin tai "Poistetut kohteet" -kansion ennen jatkamista. Jos Deleted Items -kansiossa on vielä kohteita, kansio voidaan tyhjentää kahdella tavalla. Yksi tapa on napsauttaa "Tyhjä" Mailbox Cleanup -valintaikkunassa, jos se on vielä avoinna.
Vahvistusvalintaikkuna näyttää, että haluat poistaa pysyvästi poistetut kohteet -kansiot. Napsauta Kyllä.
Jos Mailbox Cleanup -valintaikkuna ei ole auki, voit myös tyhjentää poistetut kohteet -kansion suoraan tilissäsi Mail-ruudussa. Varmista ensin, että posti-ikkuna on aktiivinen. Avaa Mail-ikkuna painamalla Ctrl + 1, jos se ei ole. Napsauta hiiren kakkospainikkeella tiliä, jonka haluat tiivistää, ja valitse ponnahdusvalikosta Tyhjä kansio. Sama vahvistusvalintaikkuna näkyy yllä.
Nyt kun olet poistanut kohteet, joita et halua ja tyhjennetty Poistetut kohteet -kansioon, on aika yhdistää Outlook-datatiedosto. Napsauta pääikkuna -ikkunassa uudelleen "Tiedosto" -välilehteä. Varmista sitten, että Tilitiedot-näyttö on aktiivinen. Jos ei, klikkaa "Info" vasemmalla olevista kohteista. Valitse "Tiliasetukset" ja valitse sitten avattavasta valikosta "Tiliasetukset".
Valitse Tilin asetukset -valintaikkunassa "Tiedostot" -välilehti.
Valitse Outlook-tiedosto, jonka haluat tiivistää luettelossa ja napsauta sitten "Asetukset".
Jos valittu tili on POP3-tili (.pst-tiedosto), näyttöön tulee seuraava valintaikkuna. Napsauta "Compact Now".
Muutoin, jos valittu tili on IMAP-tili (.ost-tiedosto), näet seuraavan valintaikkunan. Napsauta "Compact Now".
Seuraava valintaikkuna näkyy, kun Outlook-datatiedosto on tiivistetty.
Kun tiivistys on suoritettu, palautat Outlookin datatiedostoon (tai Outlookin datatiedostoasetuksiin) -valintaikkunaan. Sulje se napsauttamalla "OK" tai "Peruuta".
Napsauta "Sulje" Tilin asetukset -valintaikkunassa.
Outlook-tietustiedostomme kääntyi noin 951 Mt: sta noin 845 Mt: iin, joten saimme hieman yli 100 Mt levytilaa. Mitä suurempi tiedostosi on, sitä enemmän tilaa olet todennäköisesti takaisin.
Outlook-datatiedostojen kokoaminen ei ainoastaan auta tallennustilaa, vaan se voi myös parantaa Outlookin suorituskykyä. Suuri Outlook -tiedosto voi tehdä Outlookista kauemmin käynnistää, työskennellä ja sammuttaa. Joten, Outlookin datatiedoston tiivistäminen ajoittain on järkevä tapa tehdä.
