Jopa näinä aikoina nopeita internetyhteyksiä, valtavia kiintolevyjä ja runsaasti ilmaista pilvimuistia, tiedostojen koko on joskus tärkeä asia. Saatat olla rajoitettu tiedostojen kokoon, jonka voit lähettää tai vastaanottaa sähköpostin välityksellä, tai ehkä hiukan peukaloa ajettavassa tilassa. Riippumatta syystä, jos sinulla on kuvia sisältäviä Office-asiakirjoja, voit ehkä pienentää huomattavasti näiden tiedostojen kokoa.
Office toimii jo kulissien takana, jotta tiedostojen koko pienenee. Uudempi DOCX-tiedostotyyppi toimii pääasiassa ZIP-tiedostona, joka pakkaa tiedoston sisällön. Kuvia ja tekstiä, jotka näkyvät useammin kuin kerran asiakirjassa, tallennetaan vain kerran todellisessa tiedostossa. Joten ainakin Office-sovellusten uudemmissa versioissa huomaat, että suuret tiedostokoot ovat yleensä tuloksena siitä, että asiakirjoissa on paljon erilaisia kuvia.
Hyvä uutinen on, että Office-sovellukset tarjoavat myös käteviä työkaluja näiden kuvakokojen pitämiseen. Tässä artikkelissa käytämme esimerkkinä Office 2016 (tarkemmin sanoen Word 2016). Mutta näet samat työkalut, joita keskustelemme muissa Office-sovelluksissa, kuten Excelissä ja PowerPointissa, sekä aiemmissa Office-versiossa, joka palaa ainakin Office 2010: een.
Ensimmäinen askel, jonka sinun pitäisi yrittää vähentää asiakirjan tiedoston kokoa kuvia on pakata nämä kuvat. Jokainen Office-sovellus tarjoaa kätevän työkalun tähän juuri tekemiseen. Käytämme Worda tässä (ja sitä me kutsumme seuraavissa vaiheissa), mutta ominaisuudet löytyvät samalta paikalta muissa Office-sovelluksissa.
Valitse asiakirja napsauttamalla mitä tahansa kuvaa. Napsauta Office-työkalurivillä näkyvää Format-valikkoa, kun valitset kuvan.
Napsauta Muotoile-valikosta Pakkaa kuvat -painiketta.
Napsauta Kompressiopainat-ikkunassa "Käytä vain tähän kuvaan", jos haluat pakata vain valitsemasi kuvan. Kun tätä vaihtoehtoa ei ole valittu, teot koskevat kaikkia asiakirjan kaikkia kuvia. Valitse "Poista rajatut kuvat alueet", jos olet rajannut kuvia asiakirjaan ja haluat poistaa poistetut alueet. Huomaa vain, että jos valitset tämän vaihtoehdon, et voi kumota leikkausta myöhemmin, ellei toista alkuperäistä kuvaa. Voit myös valita tarkkuuden, jolla voit pakata kuvia. Valitse pienin tarkkuus, joka kattaa tarpeesi. Napsauta OK, kun olet valmis.
Dokumentissa olevien kuvien lukumäärän mukaan Word voi kestää muutaman hetken pakata ne kaikki. Kun se on valmis, tallenna asiakirja ja tarkista uusi tiedostokoko. Jos et ole varma, että haluat säilyttää muutokset, voit aina tallentaa asiakirjan uuteen tiedostoon ja verrata sitten tiedostokokoja alkuperäisen version kanssa.
Office-sovellukset tarjoavat kaikenlaisia hienoja kuvanmuokkaustyökaluja, jotka on rakennettu oikein. Kun käytät niitä, Word säilyttää alkuperäisen kuvan ja seuraa tehtyjä muokkauksia, jotta voit kumota ne tai palata alkuperäiseen kuvaan, jos tarvitset . Jos olet tyytyväinen siihen, miten olet alustanut kuvat, kaikki tallennetut muokkaustiedot vain lisää tiedoston kokoa. Jos asiakirjoissa olevien tiedostojen pakkaaminen ei saanut tiedoston kokoa tarpeeksi pitkälle, Word voi myös poistaa tallennetut muotoilutiedot. Haluat ehkä tallentaa asiakirjan uudeksi tiedostoksi, ennen kuin aloitat sen, jotta voit tarvittaessa palata alkuperäiseen.
Kun asiakirja on auki, napsauta Tiedosto-valikkoa.
Valitse Tiedosto-valikosta Asetukset.
Napsauta Word Options -ikkunassa vasemmalla olevista valinnoista Lisäasetukset.
Siirry Tekstin lisäasetukset -ikkunassa vierittämällä oikeanpuoleiseen "Kuvan koko ja laatu" -osaan. Valitse Hylkää muokkaustiedot -vaihtoehto, jotta Word hylkää muotoilutiedot tallennettaessa tiedostoa. Tämän osan muut vaihtoehdot auttavat sinua suojelemaan asiakirjan pakkaamattomia kuvia vastaan ja valitsemaan oletusresoluutiosta, kun kuvia on pakattu (vaikkakin voit aina valita uuden tarkkuuden kompressoinnin yhteydessä).
Kun olet tehnyt niin, tallenna tiedosto (tai tallenna se uudeksi tiedostoksi) ja tarkista sitten uusi tiedostokoko. Se todennäköisesti on laskenut hyvin.
Esimerkissämme olemme ottaneet Word-tiedoston ("Tiedosto 1.docx" seuraavassa kuvassa), joka sisältää noin 20 laadukasta kuvaa ja painaa lähes 48 MB: n kokoisina. Monet näistä kuvista leikattiin, jotkut muunnettiin ja useita muokattiin muilla tavoilla. Kun pakkaat kuvia ja poistat tallennetut muotoilutiedot, uusi tiedosto ("File 2 (compressed) .docx") on nyt alle 35 megatavua, noin 27% pienempi tiedostokoko. Ja kuvaamaan sisäänrakennettua pakkausta DOCX-muodossa, myös pakattu tiedosto. Kuten näette, kootut zip- ja unzipped-tiedostojen väliset erot ovat vähäpätöisiä.
Ja se on! Kuvat ovat suuria ja ne voivat nopeasti kasvattaa Office-asiakirjojen kokoa. Office-sovellusten sisäänrakennetuissa pakkaustyökaluissa ja vanhojen muokkaustietojen poistamisessa voit vähentää merkittävästi Office-asiakirjojen kokoa, joka sisältää kuvia ilman paljon työtä.
