Joskus saatat haluta luoda kirjeen, jonka lähetät paljon eri ihmisille, mutta haluat, että tietyt osat siitä yksilöidään jokaiselle vastaanottajalle: osia, kuten tervehdys, nimi, osoite jne. Wordissa kielenkäyttö, tämä tarkoittaa sitä, että sinun pitäisi luoda lomake, joka on todella helppo tehdä.
Ennen kuin aloitat lomakekirjeet, varmista, että sinulla on jo olemassa oleva tietokanta kaikilla kentillä, jotka haluat sisällyttää. Tietokanta voi olla yhtä yksinkertainen kuin Excel-laskentataulukko, jossa on etunimi, sukunimi, osoite jne. Sarakkeet. Word voi tuoda tietoja Excel-, Access- ja tekstitiedostoista. Jos sinulla ei vielä ole tietokannan asetuksia, voit aina luoda sen Wordiin, josta näytän sinulle, miten.
Aloita luomalla asiakirja, jossa on vakioteksti, kuten alla oleva esimerkki:
Huomaa, miten sillä ei ole terveyttä, osoitetta jne., Koska ne kaikki lisätään myöhemmin lomakekirjeemme kentiksi. Ensimmäinen asia mitä sinun tarvitsee tehdä on klikata Valitse vastaanottajat on postituksia välilehti:
Tässä voit lisätä henkilöt, jotka vastaanottavat kirjeen tai tuovat luettelon tietokantatiedostosta.
Voit napsauttaa Kirjoita uusi luettelo jos haluat luoda luettelon sisäisessä Wordissa. Tuo napsauttamalla Käytä olemassa olevaa luetteloa. Tässä esimerkissä kirjoitamme vain luettelon.
Huomaa: Kun tallennat vastaanottajaluettelosi, Word pyytää sinua valitsemaan kiintolevyasemasi tallentamaan luodun datatiedoston.
Kun olet tallentanut vastaanottajien luettelon, huomaat, että paljon kuvakkeita, jotka ovat postituksia nauhaa voidaan napsauttaa nyt. Aloita lisäämällä kenttiä lomakekirjaan napsauttamalla haluamaasi kohtaa asiakirjaasi osoittaaksesi, mistä haluat kentän sijoittamisen ja napsauttamalla sitten Osoitetunnus.
Tämä tuo esiin Lisää osoiteblokki dialogi.
Klikkaus kunnossa mennä oletusmuodon kanssa ja sinun pitäisi saada jotain, joka näyttää tältä:
Lisää sitten Tulla sisään jälkeen Osoitetunnus Voit siirtää tekstiä alaspäin ja napsauttaa sitten Tervehdyslinja kuvake:
Tämä tuo esiin Lisää tervehdysviiva dialogi.
Jälleen kerran siirrymme oletusmuotoon ja klikkaa sitä kunnossa painiketta.
Seuraavaksi korosta, missä se sanoo, napsauta hiiren kakkospainikkeella hiirtä, valitse Kohta ja valitse sitten vieressä oleva ruutuÄlä lisää välilyöntiä saman tyyppisten kohtien välillä. Tämä tekee osoitekentän jumittua oikein sen sijaan, että sen välissä olisi tyhjä viiva.
Napsauta sitten Esikatsele tuloksia kuvaketta, joka sijaitsee nauhan Mailings-välilehdellä.
Osoitetietokentän ilmaisimen sijasta sinun pitäisi nyt nähdä todellinen sisältö Word-dokumentissa.
Kun olet tehnyt esikatselun, napsauta Esikatsele tuloksia -kuvaketta, jos haluat estää esikatselun. Seuraavaksi näet kuinka lisätä muita kenttiä, napsauta asiakirjan ohi, niin voit tehdä nykyisen sijainnin ja napsauttaa sitten Lisää yhdistämiskenttä kuvaketta.
Sinun pitäisi saada jotain tällaista:
Valita Maa tai alue, napsauta sitten Insert painiketta.
Yritä napsauttamalla Esikatsele tuloksia kuvaketta uudelleen nähdäksesi, miltä se näyttää. Seuraavassa on esimerkki:
Nyt kun lomake on asetettu oikein, voit tehdä enemmän kehittyneitä asioita, kuten sääntöjen luomista. Säännöt antavat sinun näyttää tietyn vastaanottajan tekstin ja piilottaa sen muille. Aloita napsauttamalla säännöt painiketta.
Näet pudotusvalikon, jossa on useita vaihtoehtoja, kuten Ask, Fill-in jne.
Valitse meidän esimerkki Jos ... Sitten ... Muuta, joka tuo meidät seuraavaan valintaikkunaan:
Muuta Kenttä nimi: Maa tai alue, ja kirjoita Yhdysvallat osaksi Vertaa: ala. Lisää sitten teksti ruutuun, jossa se sanoo Lisää tämä teksti ja Muussa tapauksessa lisää tämä teksti. Tässä esimerkissä, jos vastaanottaja asuu Yhdysvalloissa, he saavat tekstinhyvää joulua lisätään heidän kirjeensä, kun taas kaikki muut saavat viestinSeasons Terveisiä.
Tässä on se, miltä se näyttää, kun napsautat kunnossa painiketta ja sitten Esikatsele tuloksia painiketta.
Seuraavaksi, merkitse Esikatsele tuloksia jakso:
Täällä voit napsauttaa nuolipainikkeita (kun Esikatsele tuloksia on päällä) numeron vasemmalla ja oikealla puolella selataksesi kaikki lähetettävät kirjaimet. Tällä tavalla voit varmistaa, että kaikki kirjaimet näyttävät oikealta ennen tulostusta tai lähettämistä sähköpostitse.
Huomaa: Sovelluskentät-valikon valinta Säännöt-kohdassa on tietokannan kenttien nimet, joissa on otsikkonimet vastaanottajoluettelossa.
Voit myös helpottaa sitä, että olet lisännyt kentät dokumenttiin Kohokohta Yhdistä kentät painiketta.
Voit vaihtaa päälle ja pois päältä harkintasi mukaan. Lopuksi, kun olet tyytyväinen kirjeeseesi, napsauta Lopeta & yhdistä kuvake:
Sinun pitäisi saada tämä pudotusvalikko, jossa on kolme vaihtoehtoa.
Valita Muokkaa yksittäisiä asiakirjoja jotta Word yhdistää kaikki kirjaimesi yhteen suureen asiakirjaan, jonka voit tarkastella ennen tulostusta tai lähettämistä sähköpostina.
Kuten näette, lomakekirjeiden luominen Wordin kanssa ei ole enää työtä, joka aiemmin oli, ja voit luoda ja lähettää asiakirjoja nopeasti ja helposti. Jos sinulla on kysyttävää, voit kommentoida. Nauttia!
