Jos aiot olla poissa toimistosta jonkin aikaa, joko lomalle tai työmatkalle, voit automaattisesti antaa ihmisille tietävän, ettet lukenut tai vastannut sähköpostiviesteihin tuona aikana käyttämättömänä vastauksena.
Apple Maililla ei ole sisäänrakennettua toimintoa toimiston vastauksissa, mutta voit määrittää yhden tai useamman säännön automaattisesti lähettämään mukautettuja vastauksia saapuviin sähköposteihin. Tässä näytämme, kuinka voit luoda säännön, joka lähettää automaattisesti vastauksen mihin tahansa tietylle tilille vastaanotettuihin sähköpostiviesteihin.
Aloita Apple Mail ja avaa Mail> Asetukset.
Valitse Asetukset-valintaikkunan yläosassa olevasta työkalupalkista "Säännöt".
Napsauta sääntöjen "Lisää sääntö" -painiketta.
Anna säännön nimi "Kuvaus" -ruutuun. Valitse seuraavasta pudotuksesta "Kaikki" ja valitse alla oleva pudotusvalikosta "Tili". Pudotusvalikossa on monia ehtoja, joita voit käyttää, kuten tarkistaa, onko lähettäjä yhteystietosi vai ei tai tarkistaa, että To -kenttään on määritetty sähköpostiosoite.
Valitse tili, josta haluat lähettää automaattisia vastauksia pudotusvalikosta oikealle. Kaikki valitsemiimme sähköpostiviesteihin vastataan automaattisella vastauksella.
Valitse Suorita seuraavat toimenpiteet ja valitse avattavasta valikosta "Vastaa viestiin".
Napsauta sitten "Vastaa viestin teksti" -painiketta.
Kirjoita viesti ruutuun, jonka haluat lähettää automaattisesti vastauksena saapuviin sähköpostiviesteihin ja napsauta "OK" -painiketta.
Sulje se napsauttamalla sääntöjen valintaikkunan "OK" -painiketta.
Näyttöön tulee valintaikkuna, jossa kysytään, haluatko käyttää uutta sääntöä postilaatikon olemassa olevista viesteistä. Napsauta "Älä käytä" -painiketta. Jos napsautat "Käytä" -painiketta, automaattinen vastaus lähetetään kaikille postilaatikkoosi jo oleville viesteille, eikä sitä tehdä. Varmista, että napsautat "Älä käytä" -painiketta.
Sääntö lisätään luetteloon ja aktiivinen sarake on valittu, mikä osoittaa, että sääntö on aktiivinen. Jos et ole vielä poissa toimistosta, poista valinta juuri uuden luomasi säännön vierestä. Kun olet valmis automaattisen vastauksen lähettämiseen, voit palata tähän ikkunaan ja tarkistaa sen.
Sulje Asetukset-valintaikkuna napsauttamalla vasemman yläkulman "X" -painiketta.
Niin kauan kuin sääntö on aktiivinen, kaikki HTG-sähköpostitilillämme vastaanotetut sähköpostiviestit vastataan mukautetulla viestillä, jonka olemme määrittäneet. Jokainen lähettäjä saa automaattisen vastauksen joka kerta, kun he lähettävät sinulle sähköpostia.
HUOMAUTUS: Mac Mailin on jätettävä Apple Mail avoinna, jotta sääntö toimisi. Jos suljet Apple Mailin, automaattisia vastauksia ei lähetetä, mutta ne avautuvat, kun avaat Apple Mailin uudelleen ja vastaanotat sähköpostiviestit postilaatikossa tilissä valitulle tilille. Tämä tarkoittaa sitä, että jos suljet Apple Mailin säännön ollessa aktiivinen ennen lähtöäsi, kun palaat takaisin ja avaat Apple Mailin uudelleen, kaikki postilaatikkoosi vastaanotetut sähköpostit vastataan automaattisesti tuohon aikaan.
Saat silti kaikki sähköpostiviestit, jotka lähetetään sinulle ja jokaisella on vastauskuvake, joka on otsikkorivin vasemmalla puolella, mikä osoittaa, että kyseiselle viestille on lähetetty automaattinen vastaus.
Koska sääntöä ei voi määrittää, sinun on poistettava sääntö manuaalisesti, kun et halua enää käyttää sitä. Joten, varmista, että poistat valintaruudun, kun palaat lomalta tai työmatkalta.
