Kun tiedät, että olet poissa toimistosta muutaman päivän ajan, voit asentaa Off of Office Assistantin vastaamaan automaattisesti, antamalla ihmiset tietämään, että nautit lomastasi, kun he ovat jumissa töissä.
Jos haluat luoda toimiston vastauksen Outlookissa, luomme sähköpostimallin, jossa haluamme käyttää viestiä ja luo sääntö, joka lähettää vastauksen kyseisellä viestillä kaikille sähköpostiviesteille, jotka saamme tietyn ajanjakson aikana.
HUOMAUTUS: Outlookin on oltava avoinna, jotta sääntö toimisi ja että toimistosi vastaus lähetetään. Varmista siis, että jätät tietokoneen ja Outlook toimii, kun olet poissa toimistosta.
Jos haluat luoda viestipohjan Outlookissa, varmista, että Home-välilehti on aktiivinen ja napsauta Uusi-osassa olevaa Uusi sähköposti -painiketta.
Kirjoita viesti, jonka haluat lähettää automaattisena vastauksena viestiruutuun. Älä anna sähköpostiosoitteeseen tai kohteeseen. Napsauta sitten "Tiedosto" -välilehteä.
Napsauta Backstage-näytön vasemmassa reunassa olevia vaihtoehtoja valitsemalla Tallenna nimellä.
Valitse Tallenna nimellä -valintaikkunasta "Outlook-mallipohja (* .oft)" -valikosta "Tallenna nimellä".
Sinut viedään käyttäjän mallipohjiin. Anna mallin nimi "Tiedoston nimi" -ruutuun, säilytä ".oft" -laajennus ja napsauta "Tallenna".
Jos haluat kopioida toimistosi vastauksen sähköpostimallin toiseen tietokoneeseen tai varmuuskopioida sen, käyttäjätiedostojen kansion täydellinen polku on C: \ Users \ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Mallit . Korvata Windows-käyttäjänimesi kanssa.
Sulje viesti-ikkuna napsauttamalla oikeassa yläkulmassa olevaa X-painiketta.
Näyttöön tulee valintaikkuna, jossa kysytään, haluatko tallentaa viestin luonnoksen. Sinun ei tarvitse, koska olet tallentanut sen mallina, mutta voit, jos haluat. Napsauta Kyllä, jos haluat tallentaa luonnoksen tai "Ei", jos et.
Valitse Siirrä-osiossa "Säännöt" -painike ja valitse avattavasta valikosta "Säännöt ja hälytykset".
Voit myös napsauttaa "Tiedosto" -välilehteä päästäksesi taustavalikkoon. Varmista, että "Info" -näyttö on aktiivinen (napsauta tarvittaessa "Info" vasemmalla) ja napsauta sitten "Säännöt ja hälytykset" -painiketta.
Säännöt ja hälytykset -valintaikkunassa varmista, että sähköpostiosoite, johon haluat soveltaa tätä sääntöä, valitaan avattavasta valikosta "Hae muutoksia tähän kansioon". Jos haluat tämän säännön sovellettavan kaikkiin Outlook-tilisi tietoihin, näytämme, miten voit tehdä sen myöhemmin tässä artikkelissa. Napsauta Sähköpostiasetukset-välilehteä, jos se ei ole vielä aktiivinen, ja napsauta sitten "Uusi sääntö" -painiketta.
Valitse ohjattujen sääntöjen komentorivin ensimmäisellä näytöllä "Aloita tyhjää sääntöä" -osiosta "Käytä sääntöä, jonka saan viestejä". Vaihtoehto lisätään kohtaan "Vaihe 2: Muokkaa sääntöjen kuvaus (napsauta alleviivattu arvo)" -ruutuun. Tämän säännön osaa ei ole muokattavissa, joten jatka "Seuraava" -painiketta.
Ohjattu sääntöjen valintaikkunan toinen näyttö sallii sinun valita, mitkä olosuhteet tarkistetaan, kun vastaanotat sähköpostiviestejä. Jos haluat lähettää toimistosi vastauksen lähetettyinä tiettynä ajanjaksona, tarkista "Vaihe 1: Valitse ehdot" -ruutu "vastaanotettu tiettyyn päivämäärään" -ruutuun. Ehto lisätään "Vaihe 2: Muokkaa sääntömäärittelyä (klikkaa alleviivattu arvo)", kuten aiemmin, mutta tällä kertaa on osa muokattavaa kuvausta. Jos haluat lisätä ajanjakson, napsauta vaiheessa 2 olevaa "Tiettyyn ajanjaksoon" -linkkiä.
Tarkista päivämäärä vastaanotettu -valintaikkunassa "Jälkeen" -ruutu napsauttamalla pudotusvalikkoa ja napsauttamalla sitä päivämäärää, jonka jälkeen haluat lähettää automaattisen toimiston vastauksen. Jos haluat esimerkiksi, että lähettämäsi lähetystoiminnan aloittaminen lähetetään 8. helmikuuta, valitse Helmikuu 7 päivämäärän jälkeen.
Valitse sitten "Ennen" -ruudusta päivämäärä, joka on päivämäärän pudotusvalikosta Ennen-valintaruudun oikealla puolella. Valitsemasi päivämäärän tulisi olla päivä sen jälkeen, kun haluat, että toimiston vastaus lopettaa lähetyksen. Jos haluat esimerkiksi, että 15. helmikuuta on viimeinen päivä, jolloin lähetystoiminnan vastaus lähetetään, valitse 16. helmikuuta Ennen päivämäärää.
Valitsemasi päivämäärät lisätään vaiheessa 2 olevaan ehtoon. Jatka napsauttamalla Ohjattu sääntöjen valintaikkunan Seuraava-painiketta.
Ohjattu ohjesääntö -valintaikkunan kolmannessa ruudussa valitset, mitä haluat tehdä saapuvilla sähköposteilla ajanjakson aikana. Haluamme vastata kaikkiin sähköpostiviesteihin käyttämällä ensimmäisessä osassa luotua mallia, joten tarkistamme "Vastaa käyttämällä tiettyä mallia" -ruutuun kohdassa Vaihe 1: Valitse toiminto / -kentät. Jos haluat valita mallin, jonka olemme luoneet, napsauta "Vaihe 2: Muokkaa sääntömäärittelyä (napsauta alleviivattu arvo)" -kenttää "tietty malli" -linkki.
Valitse Valitse vastausmalli -valintaikkunassa "Käyttäjäkohdat tiedostojärjestelmässä" avattavasta "Etsi" -valikosta.
Valitse luomasi malli (tässä tapauksessa "Out of Office Reply" -malli) ja napsauta "Avaa" -painiketta.
Valitun mallin koko polku lisätään valitulle toiminnolle. Jatka napsauttamalla Seuraava-painiketta.
Neljäs ohjatun säännön näytössä voit valita kaikki poikkeukset, joita haluat soveltaa sääntöön, esimerkiksi jos haluat sulkea pois tiettyjä ihmisiä tai ryhmiä ("paitsi jos ihmiset tai julkiset ryhmät"). Emme aio lisätä mitään poikkeuksia sääntömme, joten jatka "Seuraava" -painiketta.
Anna säännön nimi vaiheessa 1: Määritä tämän säännön nimi -ruutu. "Ota tämä sääntö" -ruutu tarkistetaan oletusarvoisesti, joten sääntö otetaan käyttöön automaattisesti. Älä huolestu, vaikka. Se ei kelpaa ennen määrittämääsi jälkeen.
Emme halua käyttää säännön jo postilaatikkoissamme oleviin viesteihin, joten jätä "Suorita tämä sääntö nyt viestit, jotka ovat jo Saapuneet-kansiossa" -ruudussa valittuna. Jos haluat käyttää tätä sääntöä kaikissa Outlook-tilissäsi, tarkista "Luo tämä sääntö kaikille tileille" -ruutu. Napsauta "Valmis" -painiketta.
Sääntö lisätään luetteloon. Sulje Säännöt ja hälytykset -valintaikkuna valitsemalla OK.
Kun joku lähettää sinulle sähköpostiviestin määrittämäsi päivämäärän aikana, hän vastaanottaa viestin automaattisesti luomaasi sähköpostimalliin.
Vaikka lähettäjä saa automaattisen vastauksen siitä, että olet poissa toimistosta, saat silti sähköpostiviestin, jossa on ilmoitus siitä, että automaattinen vastaus on lähetetty. Voit kuitenkin olla perusteltua jättää se huomiotta, kunnes palaat takaisin.
Kun säännön päivämääräalue on kulunut, sääntöä ei sovelleta saapuviin sähköposteihin. Voit silti poistaa säännön käytöstä. Voit tehdä tämän avaamalla sääntöjen ja hälytysten valintaikkunan uudelleen, kuten aiemmin on kuvattu, ja poistamalla valintaruutu luettelon säännön vasemmasta puoliskosta. Sulje valintaikkuna napsauttamalla OK.
Kun käytät tätä sääntöä lähettämällä automaattisen toimiston vastauksen, vastaus lähetetään kerran jokaiselle lähettäjälle yhden Outlook-istunnon aikana. Istunto on, kun avaat Outlookin, kunnes poistut sovelluksesta. Tämä estää päällekkäisten vastausten lähettämisen samalle lähettäjälle, joka lähettää sinulle useita viestejä. Outlook-kappaleita, jotka ovat saaneet automaattisen vastauksen jokaisen istunnon aikana, mutta tämä luettelo nollataan, kun poistut Outlookista. Jätä Outlook siis avoimeksi (älä sulje pois ja avaudu uudelleen), jotta sääntö toimisi ja automaattinen toimiston vastaus lähetetään kaikille, jotka lähettävät sinulle sähköpostiviestin, joten lähettäjät eivät saa useita toimiston vastauksia.
